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会計システムは便利なものですが導入前に十分な検討が必要です

企業にとって日々の出金伝票の処理や、年度末の決算や財務諸表の作成は間違ってはならない大事な業務です。
これらを総合的に電算処理するためのコンピュータソフトが会計システムです。
もしも日々の会計業務を全て手作業で行うとすると、年度末には日々の伝票を全て合計して新たな資料を作成しなければなりません。
これは膨大な業務となるだけではなく、間違いも起こりやすくなります。
しかしこれをシステム化すれば、年度末には自動で数値が合計され、法廷の諸表を作成する事ができ、間違いが少なくなり、また人件費などの経費の削減にもつながります。
このような理由から大企業だけではなく、中小企業でもシステムの導入を行っています。
現在では多くのシステムが販売されています。
それではどのようなことに注意をしてシステムを導入すれば良いのでしょうか。


会計システムを導入する際には、市販のソフトを購入する場合や、IT業者と契約をした上でメンテナンスも含めた契約をする場合もあります。
それぞれ会社の規模や費用に応じた選択をする必要がありますが、注意をしなければならないのは、どのソフトの導入にもそれなりの手間がかかりますし、ソフトの操作に慣れる必要もあります。
つまり、一旦導入したソフトが会社に合わなかったとしても、他のソフトに買い替えたり、他の企業と契約をすることは余計な費用や手間がかかるということです。
そのためどのようなソフトをどのような形態で購入するかは十分に吟味をする必要があります。
重要なことは複数の会社やソフトを比較し、会社の日々の業務形態に合致しているか、ランニングコストはどれくらいかかるのかを比較し、可能であればデモのソフトで使い勝手を確かめるなど慎重な選択をするということです。


またもしも他の業務、例えば給与の支払いなどに既にソフトを導入しているのであれば、そのソフトとの連携なども考慮する必要があります。
同じ会社のソフトの場合、連携は比較的容易ですが、他社製品同士だとデータの加工などが必要になる場合もあります。
特に大規模な会社になる程、全体のシステム構築から考えて行く必要があります。
また、ソフトの運用には、古いパソコンでは動かずハードの購入が必要になる場合もあります。
また、社内にサーバーを構築するのか、クラウドで運用するのか、など全体のコストを計算しないと、どんどんと予算が膨らんでしまうことがありますから注意をしましょう。
また必要な書類を作成することができるか、税法の改正などがあった場合、その修正の費用がかかるのかなど、様々な観点から検討する必要があります。
実際導入してみないとわからないことがありますから、可能であれば実際にソフトを導入している会社からメリットとデメリットを聞いてみると良いでしょう。